Les entreprises mettent en place des politiques voyages et souhaitent qu’elles soient respectées par les collaborateurs. Les salariés aspirent à plus d’autonomie dans la gestion de leurs déplacements professionnels. Ces nouvelles tendances s’illustrent par l’arrivée de nouveaux acteurs et outils dans l’industrie.
La clientèle Global Corporate
Les Global Corporate regroupent les entreprises de premier rang avec des politiques voyages maitrisées et structurées à l’échelle internationale (Ex : Coca Cola, Ernst & Young, Microsoft, etc.). Ces sociétés cumulent des milliers de nuitées par an et doivent standardiser leurs approches. Historiquement, elles font appel à des agences de voyage (American Express Travel, Carlson Wagonlit Travel) mais équipent aussi leurs collaborateurs d’outils d’auto-réservation appelés Self Booking Tools.
- Les RFP et les GDS
Pour répondre à leurs besoins et attentes spécifiques d’hébergements, les Global Corporate lancent des appels d’offres aux hôtels (RFP « Request For Proposal ») pour faire leurs choix. Le RFP précise ce que l’entreprise recherche et établit des critères définis. Elles permettent à l’entreprise d’avoir un choix parmi plusieurs hôtels et de voir celui qui répond au mieux à ses conditions. Une fois le RFP validé avec les conditions et processus de négociation des tarifs pour l’entreprise, les informations sont renvoyées vers les GDS qui mettent à jours la disponibilité et les tarifs en temps réel.
Les GDS (Global Distribution System) permettent à un agent de voyage de réserver sur une seule plateforme des forfaits incluant les transports, logements et attractions touristiques. Il peut y vérifier les disponibilités en temps réel mises à jour par l’hôtel au travers de son channel manager ou de son CRS.
Les trois GDS les plus connus Sabre, Travelport et Amadeus rassemblent 600 000 agences de voyage dans le monde. Même avec une présence abondante des OTAs, les GDS continuent d’occuper une place importante dans le marché avec en 2018, 70 millions de réservations générées. Les voyageurs d’affaires représentent 80% des réservations via les GDS.
- Les Self-booking tools
Les SBT sont des outils qui permettent d’afficher les disponibilités et les prix des hôtels en partenariat avec l’entreprise en les filtrant selon le profil du collaborateur (budget autorisé, type d’hôtel, etc.). Ils centralisent également la gestion des notes de frais.
Le client B2B a radicalement changé et est devenu plus indépendant. D’après Google, aujourd’hui, 90% d’entre eux effectuent leur recherche seuls sur internet, en amont de leur prise de décision. Il est important d’être présent sur internet mais il est primordial d’être disponible dans le canal de réservation imposé par l’entreprise : le Self Booking Tool.
La clientèle Local Corporate
Aujourd’hui, les voyages d’affaires ne se réduisent pas aux grandes multinationales. En effet, les entreprises de toutes tailles (TPE, PME) négocient des tarifs préférentiels avec des hôtels dans quelques destinations cibles. Les politiques voyages sont souvent moins structurées et la réservation d’hôtels sur leurs tarifs négociés restent globalement au travers d’outils traditionnels comme les emails et le téléphone.
Des acteurs du tourisme l’ont bien compris et connaissent parfaitement le comportement et besoins de ces voyageurs d’affaires pour leur proposer des services adaptés. Egencia et HRS proposent des plateformes complètes offrant un plus large panel d’hôtels à prix négociés et centralisent les réservations, la gestion des déplacements et le suivi des dépenses voyages des entreprises.
MICE
Le tourisme d’affaires est un secteur très concurrentiel.
La recherche et sélection d’hôtels, lieux, fournisseurs pour les organisateurs d’évènements s’est profondément simplifiée à l’arrivée des marketplaces centralisant les différents prestataires de l’écosystème.
Aujourd’hui, 98% des clients B2B effectuent des recherches génériques selon leurs besoins et ne recherchent pas une marque en particulier. Le référencement sur une marketplace permet aux hôtels d’être visible auprès de meeting planners qui ne se seraient jamais rendus sur leur site officiel.
Les marques hôtelières de premier rang sont souvent présentes sur les marketplaces dédiées aux meeting planners à l’inverse de l’hôtellerie indépendante.
CVENT est le leader sur le marché américain et Genius Meeting défend sa place sur le marché européen. Ces deux plateformes sont des références pour les meetings planners qui recherchent de nouveaux hôtels.
Le mot d’ordre dans le voyage d’affaires est l’efficacité. Les hôtels doivent s’adapter aux exigences des entreprises en matière de calendrier des négociations des hôtels références mais aussi des outils à utiliser. L’impact des technologies dans le respect de la politique voyage des entreprises, ou dans la sélection et réservation des hôtels, se consolide pour une expérience plus fluide.